Mitä tapahtumatuottaja tekee?

Lavea vastaus on, että tapahtumatuottaja hoitaa tapahtuman järjestelyt. Mutta mitä tämä tarkoittaa? Mistä ihan konkreettisista tehtävistä tuottajan työpäivä muodostuu? Tähän ei ole yhtä vastausta, koska tuottajan nimikkeellä työskentelee niin monenlaisia ammattilaisia niin lukemattoman monenlaisissa organisaatioissa ja monenlaisten tapahtumien parissa. Nyrkkisääntönä voi ajatella, että tuottaja pitää käsissään kaikki ne eri toimijoista koostuvat langat, jotka tarvitaan, jotta kokonaisuus toimii.

Mitä kaikkia lankoja tarvitaan, riippuu siitä, millainen tapahtuma on kyseessä, millaisessa tilassa se toteutetaan ja millainen sisältö tapahtumassa on. Sisätilassa, jossa on kaikki tapahtuman vaatimat puitteet valmiina, tapahtumatuottajan työ voi muodostua yksinkertaisimmillaan tilavarausten hallinnoimisesta ja asiakaspalvelusta.

Toisessa ääripäässä on suuret ulkofestivaalit, joissa tuottajan tehtäviin voi kuulua todella monipuolisesti tehtäviä viranomaisyhteistyön hoitamisesta aluesuunnitteluun, festivaalirakenteiden hankkimiseen, henkilöstön hallinnointiin, artistien tarpeisiin vastaamiseen ja lukemattomien alihankkijoiden työn aikatauluttamiseen, jotta kaikki rakennetaan ja puretaan oikeassa järjestyksessä ja kaikilla on tarvitsemansa työkoneet ja apukädet.

Näiden väliin mahtuu kokonainen maailma erilaisia tapahtumia ja tilaisuuksia, joiden toteutuksesta vastaa tapahtumatuottaja: messut, yritysjuhlat, virkistyspäivät, pikkujoulut, seminaarit, koulutukset... Kulloinkin tuottajan työhön kuuluu eri valikoima tehtäviä riippuen siitä onko kyseessä yleisötapahtuma vai yksityistapahtuma, onko tilaisuuteen lipunmyynti vai vapaa pääsy, onko tapahtuma ikärajallinen vai koko perheelle suunnattu ja järjestetäänkö se sisätiloissa vai vaikka puistossa.

Tapahtumatuottaja saattaa suunnitella kaiken tapahtuman ohjelmasisällöstä rakenteisiin, henkilöstöön ja mainontaan ja olla itse mediassa kertomassa tapahtumasta ja sitten itse kuljettamassa ja pystyttämässä kalusteita ja lopulta viimeisenä paikalla kiittelemässä apukäsiä. Toisaalta tuottajan toimenkuvaan saattaa kuulua vain tietty osa-alue, ja muista osa-alueista vastaa ehkä organisaatiossa muut henkilöt.

Kuten sanottu, yhtä vastausta ei siis ole. Pari asiaa kuitenkin yhdistää oikeastaan kaikkia tapahtumatuottajia: ensimmäinen asia on, että ennen tapahtumaa tuottaja pyrkii kaikin tavoin varmistamaan, että kaikki mahdollinen on huomioitu ja hoidossa, jotta tapahtuma rakentuu, kulkee ja purkautuu sujuvasti kuin tanssi. Toinen asia on, että tuottaja ratkoo sitten lennosta kaikki haasteet, jotka kuitenkin ovat syntyneet odottamattomista yllätyksistä johtuen

Mitä eroa on tapahtumajärjestäjällä ja tapahtumatuottajalla?

Käydään vielä bonuksena tämä pikaisesti läpi. Termejä tapahtumajärjestäjä ja tapahtumatuottaja käytetään usein synonyymeina toisilleen. Joissain tapauksissa ne ovatkin sama asia: esimerkiksi Wadessa Oy on tapahtumajärjestäjä ja tapahtumatuottaja. Wadessa on nimittäin tapahtumatuotantoyritys eli tapahtumatoimisto, joka järjestää sekä omia tapahtumiaan (tapahtumajärjestäjä) että toimittaa tapahtumatuotantopalveluita muiden organisaatioiden tapahtumille (tapahtumatuottaja).

Selkeimmin näiden kahden ero on olemassa silloin kun tapahtuman taustalla on esimerkiksi kunta, kaupunki, liitto tai muu, jonka ydintoimintaan tapahtumien konkreettinen tekeminen ei kuitenkaan kuulu, joten he alihankkivat tuotantotyön ulkopuoliselta tapahtumatuottajalta. Jako kertoo usein myös vastuusta sekä taloudellisesti että oikeudellisesti.

Hyvin usein tapahtumajärjestäjän ja tapahtumatuottajan ero on yksinkertaisesti siinä, että organisaatio on tapahtuman järjestäjä, ja työntekijä on työnimikkeeltään tapahtumatuottaja.

Toivottavasti sait tästä kaipaamiasi vastauksia liittyen tapahtumatuottajan työhön.