Tapahtumatila – mitä huomioida, mihin varautua ja miten tehdä valinta?

Millainen tila?

Tapahtuma tulossa ja sopiva tapahtumatila hakusessa? Perehdytäänpä muutamaan seikkaan, jotka kannattaa huomioida etsinnöissäsi.

Millainen tilaisuus sinulla on tulossa? Tarvitaanko tilaa useille sadoille tai jopa tuhansille ihmisille? Halutaanko ruokailun ympärille perustuva tilaisuus vai kenties aktiviteetteihin nojaava päivä? Tarvitaanko anniskelu? Halutaanko rauhallinen pihapiiri ja oma yksityisyys ympärille vai ennemmin nopea kulkuyhteys ydinkeskustan iltaelämään? Tarvitaanko reilusti parkkitilaa? Nämä seikat määrittävät ensimmäiset rajaukset sopivien ja vääränlaisten tilojen välillä.

Ruokailu ja anniskelu

Ruoan saatavuuden ei tarvitse määrittää tilavalintaasi ellet niin halua. On ihanan helppoa, jos ruoka on saatavissa suoraan juhlapaikasta, mutta kunhan olet varauksissasi ajoissa, voit kyllä tilata pitopalvelun toimittamaan laadukkaan ruoan lähes mihin tahansa juhlapaikkaan.

Jos tilaisuudessasi on tarkoitus nauttia alkoholia, jakaantuvat vaihtoehtosi tässä kohdassa selkeästi. Ne tapahtumapaikat, joissa on anniskelu valmiina, helpottavat sinua siten, että sinun tarvitsee vain kertoa ajoissa mitä haluat, ja tilan henkilöstö huolehtii kaiken lopun. Sinä ja vieraasi saatte kaiken mitä haluatte, laadukkaasti ja palveltuna, ilman huolta kauppareissuista, kuljetuksista, tarkkojen määrien miettimisistä, säilyttämisistä tai muusta. Loppulaskukin on tässä vaihtoehdossa toki ravintolan hintatasoa. Halvempi, mutta työläämpi ja riskipitoisempi vaihtoehto on valita juhlatila, jossa ei ole anniskeluoikeutta kiinteänä, eli voit viedä sinne omat juomat. Edelleen voit toki valita hintavamman mutta helpomman vaihtoehdon tilaamalla juhlapaikalle pitopalvelun, joka tällöin huolehtii samat velvollisuudet kuin tilan oma ravintola olisi muutoin huolehtinut.

Rajoitukset ja ohjeistukset

Varmista, että tapahtumatilassa on mahdollista toteuttaa ne ohjelmanumerot tai koristeluajatukset, joita olet miettinyt. Useissa sisätiloissa ei paloturvallisuussyistä ole sallittua käyttää tulta, edes kynttilöitä. Palovaroittimien vuoksi myös savukoneen käyttö voi olla kiellettyjen listalla. Samoin sillä listalla saattaa lukea saippuakuplat, koska saippuavedeksi laskeutuessaan kuplat saattavat aiheuttaa ongelmia tekniikalle. Konfetteja ei kaikissa tapahtumapaikoissa sallita, koska muutaman sekunnin kestävä näyttävä paukautus johtaa yleensä pitkälliseen siivoukseen ja jäämien löytymiseen tilan kalusteista vielä kuukausien kuluttua. Jos on edes mahdollisuus, että jotain tarvitsee ripustaa katosta tai seinistä, varmista, että tapahtumatilassa on käyttöön soveltuvat ripustuspisteet ja käy tilan hallinnoijan kanssa läpi ajateltu käyttötarkoitus.

Mitä palveluita ja puitteita?

Parhaimmillaan juhlatilan vuokraajat antavat melko vapaat kädet järjestää tilassa toimintaa ja järjestää ja koristella tila oman mielen mukaan, samalla kuitenkin auttaen järjestelyissä tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan.

Järjestelyissä helpottaa myös, jos tapahtumatilassa on valmiina kalusteet eli riittävä määrä pöytiä ja tuoleja, sekä tilaisuudessa tarvittava tekniikka. Ohjelmasta riippuen tarvitset todennäköisesti vähintään äänentoistolaitteet eli kaiuttimet, mikrofonit ja soittimen musiikin toistamista varten. Haluat todennäköisesti myös esitystekniikkaa eli esimerkiksi suuren näytön tai valkokankaan ja videotykin, johon voit kytkeä oman tietokoneesi. Myös esiintyjävalaistus ja juhlavalaistus ovat mukava olla olemassa, etenkin jos juhlat ovat pimeään vuodenaikaan.

Varmista myös, että juhlatilassa on vierasmäärääsi nähden riittävästi vessoja ja että tila on tarvittaessa esteetön. Helpoimmalla pääset tilassa, jossa vuokraan kuuluu loppusiivous. Todennäköisesti halvemmalla pääset, jos ei siivouspalvelua kuulu.

Halvin tapahtumapaikka ei välttämättä ole loppupeleissä lompakkoystävällisin. Halpa hinta voi johtua siitä, että tilassa ei ole mitään tilaisuudessasi tarvittavia puitteita tai palveluita, ja sinulla menee merkittävästi enemmän aikaa ja rahaa haaliessasi kasaan joka ikisen tarvittavan asian erikseen.

Tutustu tilan käyttöehtoihin ja ohjeistuksiin hyvissä ajoin ja noudata huolella esimerkiksi annettuja määräpäiviä ruokailijoiden ja erityisruokavalioiden ilmoittamisessa. Ravintolat ja pitopalvelut yleensä tarvitsevat tiedot määristä ja ruokavalioista viimeistään 14 vrk ennen tilaisuutta.

Valmis, puolivalmis, blanco

Jotkut tilat ovat käytännössä valmiita tilaisuuttasi varten sellaisenaan. Kalusteet, sisustus koristeluineen, tekniikka, henkilökunta, parkkitilat, naulakot, ruokailu ja anniskelu. Toiset ovat ikään kuin puolivalmiita, eli talon henkilökunta tiedustelee sinulta tarpeesi ja muokkaa tilan puitteet tarpeidesi mukaan, talolla on valmis yhteistyö tekniikan toimittajan sekä ravintolan tai pitopalvelun kanssa ja tarvittaessa luetettava, tilan tunteva tapahtumatuottaja avuksi järjestelyihin tai vaikka somistukseen ja ohjelmahankintaan. Blancolla tilalla tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaista tilaa, jossa ei ole valmiina mitään, mutta voit itse järjestää sinne ne puitteet, jotka itse valitset tärkeiksi.